Utilizar un servicio cloud está siendo una práctica cada vez más extendida entre las empresas que quieren abordar trabajos escalables, con personal en muchas ocasiones no presente en la misma oficina y con la necesidad de una conexión permanente en cualquier momento y lugar, para poder seguir trabajando correctamente.
Este servicio cloud debe ser tanto ofrecido como contratado en base a ciertos factores clave que aseguren un correcto funcionamiento del sistema. Aunque es cierto que cada empresa, proyecto o negocio requiere de unas necesidades concretas, también es asumible que todas ellas necesitan de unos requerimientos mínimos para que la estrategia basada en servicios cloud tenga éxito.
En primer lugar, es necesario que la sincronización automática de la información almacenada sea la mejor posible. Al trabajar en la nube, la información digital es accesible para todos los empleados o clientes al mismo tiempo. Por esta razón es necesario que la actualización de la misma se realice en tiempo real y con una sincronización automática entre todos los dispositivos que accedan, para asegurarse de que la información obtenida está en la última versión con la que debe trabajarse y que no presenta ningún desfase. En este sentido, el servicio cloud debería incluso realizar de forma programada copias de seguridad locales, para así contar con las distintas variaciones de la información divididas en intervalos temporales.
En segundo lugar hay que abordar el tema del uso y la edición de la información. Los diferentes usuarios de la información en modo cloud requieren de herramientas colaborativas con las que compartir y editar en tiempo real la información. Esto debería poder permitir incluso la edición online, en la propia nube, de dichos archivos, con el fin también de asegurar el punto anterior de la sincronización automática. Existe también la posibilidad de escoger un sistema de edición local con su posterior devolución actualizada a la nube, pero esto requiere de un tiempo de espera entre la actualización de la información y su posterior subida.
El tercer apartado vital para que un servicio cloud tenga éxito es el de la seguridad. Aquí entran en escena varios factores, desde la seguridad ante ataques externos hasta la protección de los archivos almacenados, cuya pérdida o daño debe poder resolverse ya sea con copias externas, recuperación de información o sistemas de seguridad para su edición.
En último lugar, las empresas y clientes abordan el coste necesario para un servicio cloud que pueda ser eficiente para cada proyecto o situación. Cada servicio cloud requiere de unas instalaciones y necesidades diferentes, por lo que es lógico que el servicio cueste diferente en función de lo que se pretende obtener de él.
Este factor es vital a todos los niveles, desde el empleado final que edita un archivo en la nube, hasta la empresa responsable de proveer de estos servicios a las empresas. Es imprescindible contar con las infraestructuras necesarias en cada caso, de forma que pueda ofrecerse y disfrutarse de un servicio de la mejor calidad posible, pues en caso contrario la repercusión afectará directamente al rendimiento competitivo de la empresa.